RGPD : Comprendre et maîtriser les nouvelles responsabilités des sociétés

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018, les entreprises doivent se conformer à de nouvelles règles relatives à la protection des données personnelles. Celles-ci ont pour objectif de renforcer la sécurité des informations et d’améliorer la transparence en matière de traitement des données. Dans cet article, nous allons explorer les principales responsabilités des sociétés en vertu du RGPD, ainsi que les bonnes pratiques pour s’y conformer.

1. Les principes fondamentaux du RGPD

Le RGPD repose sur plusieurs principes clés qui doivent être pris en compte par les entreprises lorsqu’elles traitent des données personnelles :

• La licéité, c’est-à-dire que le traitement doit être réalisé de manière légale et conforme aux dispositions du RGPD.
• L’équité et la transparence, ce qui implique que les personnes concernées doivent être informées de manière claire sur l’utilisation qui est faite de leurs données.
• La minimisation des données, c’est-à-dire que seules les données strictement nécessaires à la finalité du traitement peuvent être collectées et utilisées.
• L’exactitude, qui impose aux entreprises de veiller à ce que les données personnelles soient exactes, à jour et non équivoques.
• La limitation de la conservation, qui prévoit que les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire pour la finalité du traitement.
• L’intégrité et la confidentialité, qui exigent que les données soient traitées de manière sécurisée et protégées contre les accès non autorisés, les pertes ou les destructions.

2. Les nouvelles responsabilités des entreprises en matière de protection des données

Le RGPD introduit plusieurs nouvelles obligations pour les entreprises, notamment :

• La désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) : Cette personne est chargée de veiller au respect du RGPD au sein de l’entreprise et doit être nommée lorsque le traitement des données est effectué à grande échelle, ou lorsque celui-ci concerne des catégories particulières de données (données sensibles, données relatives aux condamnations pénales, etc.).
• L’obligation de tenir un registre des traitements : Les entreprises doivent documenter leurs activités de traitement des données personnelles en détaillant notamment leur finalité, leur base juridique, les catégories de personnes concernées et les mesures de sécurité mises en place.
• La réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD) : Lorsqu’un traitement présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, une AIPD doit être réalisée afin d’identifier et de limiter ces risques.
• La notification des violations de données : En cas de violation de données, les entreprises ont l’obligation d’en informer l’autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL) dans un délai de 72 heures. Si la violation présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, celles-ci doivent également être informées.

3. Les bonnes pratiques pour se conformer au RGPD

Pour assurer une mise en conformité avec le RGPD, voici quelques conseils à suivre :

• Mettre en place une politique de protection des données : Cette politique doit définir les principes et les procédures à suivre en matière de traitement des données personnelles, ainsi que les responsabilités des différents acteurs internes et externes.
• Sensibiliser et former les collaborateurs : Il est essentiel d’informer et de former régulièrement les employés sur les enjeux du RGPD et sur leurs obligations en matière de protection des données.
• Obtenir le consentement explicite des personnes concernées : Le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque pour chaque finalité du traitement.
• Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées : Les entreprises doivent s’assurer que leurs infrastructures informatiques sont sécurisées et que les accès aux données sont contrôlés.
• Réaliser régulièrement des audits internes : Ces audits permettent de vérifier la conformité des traitements de données et d’identifier les éventuels écarts à corriger.

Il est important de souligner que le RGPD s’applique non seulement aux entreprises établies au sein de l’Union européenne, mais également à celles qui offrent des biens ou services aux résidents européens, ou qui surveillent leur comportement. Par conséquent, les sociétés doivent être particulièrement vigilantes quant à leur conformité avec ce règlement, sous peine de sanctions pouvant aller jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé.

En définitive, le RGPD représente un enjeu majeur pour les entreprises en matière de protection des données personnelles. En adoptant une démarche proactive et rigoureuse, elles peuvent non seulement se conformer aux nouvelles obligations légales, mais également renforcer la confiance de leurs clients et partenaires en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations qu’elles traitent.